مشاهده فهرست مطالب شماره 23


مختصري درباره پروژه اتوماسيون اداري
سيستم مكانيزه مكاتبات و مراسلات


    هر روزي كه مي گذرد، نشانه هاي تازه اي از نفوذ و كاربرد فناوري هاي اطلاعات و ارتباطات در بخش هاي مختلف زندگي رؤيت مي شود. تحول هاي بسيار در زمينه ي مديريت بر گردش كار و فرايند مكاتبه هاي اداري، مديريت زمان در سازمان هاي اجتماعي و مؤسسه هاي اقتصادي رخ داده است كه درنتيجه ي آن، ديگر نمي توان از شيوه هاي قديمي و مرسوم اداري غيرمكانيزه استفاده كرد. هر سازماني براي انجام ماموريت هاي معين و تحقق هدف هاي مشخصي تشكيل مي گردد و موضوع فعاليت هاي اساسي سازمان بر مبناي اين اهداف تعيين مي گردد. نتيجه ي هدف هاي موردنظر، انديشه ها ي اوليه و فعاليت هاي صورت گرفته در هر سازمان به صورت اسناد و مدارك نگهداري مي شود. مجموعه اي از سوابقِ مكتوب كه فراهم آوردن آن ها مستلزم صرف وقت و هزينه هاي بسيار است. اين مجموعه شامل اطلاعات گوناگون و تجربه هاي ارزش مندي است كه نقش هاي كليدي را در تعالي اهداف سازمان بازي مي كنند. علاوه براين، اطلاعات موجود از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه ي برنامه ها و تصميم گيري هاي استراتژيك محسوب مي شوند. اما، با افزايش حجم اطلاعات و مكاتبه هاي مرتبط، بازيابي و دسترسي به محتواي موجود با دشواري و كُندي همراه خواهد بود و از آن جا كه مديريت زمان در فرايند هاي سازماني موردتوجه مسئولان و مديران است، ابزاري به وجود آمده تا اين اشكال را برطرف كند. «اتوماسيون اداري» يكي از بهترين ابزار هاي دست يابي به راه كارهاي مفيد به منظور صرفه جويي در زمان و استفاده ي بهينه از آن در سازمان است. راه حلي مكانيزه كه باعث افزايش سرعت فرايند مكاتبه هاي اداري سازماني مي شود و هم چنين، مديريت بر گردش كارها را فراهم مي سازد. درواقع، سيستم هاي مكانيزه گام مؤثري است در جهت تسريع امور و اطلاع رساني مناسب كه استفاده از آن به ويژه در كشورهاي درحال توسعه ضرورت دارد. دنياي امروز بيش تر از هرچيزي تحت تاثير فرايندهاي خودكار و تسلط فناوري هاي جديد است. روابط چهره به چهره و ارتباط هاي مستقيم و رو دررو ديگر نمي توانند پاسخ گوي مشكلات شهري و برطرف كننده ي نيازهاي اداري باشند. علاوه براين، افزايش جمعيت و در نتيجه ي آن، گسترش نيازمندي هاي اجتماعي و حجم روزافزون ترافيك شهري عوامل ناگزيري است كه زندگي انسان را با دشواري و سختي روبه رو مي سازند. حال، سيستم پيچيده ي روش هاي اداري سنتي و كاغذبازي هاي مرسوم را به ذهن بياوريد كه در كنار مسائل تازه ي شهري ديگر نمي تواند روشي مناسب براي رسيدگي به امور اداري شهروندان باشد. شهرداري ها يكي از پُركارترين و فعال ترين سازمان هاي كشور به ويژه در شهرهاي بزرگ هستند. شهر تهران را تصور كنيد. شهرداري قلب تپنده ي تهران است. گذر بيش تر مردم شهر تهران به هر دليل و با هر بهانه اي به شهرداري افتاده است و اكثراً خاطره اي ناخوشايند از شيوه ي انجام امور در شهرداري دارند كه دليل عمده ي آن حجم گسترده ي كار و ارائه ي خدمات در شهرداري است. فعاليت هاي متنوع شهرداري در كنار جمعيت روزافزون شهر تهران باعث ناخوشنودي شهروندان و ناكارآمدي كاركنان شهرداري مي گردد. از همين رو، شهرداري تهران در پي راه حل برآمده است و با توجه به سودمندي فناوري هاي الكترونيكي در فرايندهاي مختلف زندگي و اداري، بهبود و روان سازي تعامل بين مردم و شهرداري ها، استفاده از سازوكارها و فناوري هاي نوين در ارائه ي سريع، كارآمد و در عين حال آسان خدمات موردنياز شهروندان، طراحي و پياده سازي، عرضه ي خدمات الكترونيكي توسط مديريت شهري (شهرداري الكترونيكي) با هدف ارتقاي مديريت شهري، بهبود بخشيدن به كيفيت درخواستي، ارتقاي سواد اطلاعاتي و خودكارسازي (اتوماسيون) اداري شهرداري تهران را در دستور كار خود قرار داده است تا به تدريج، با گسترش و توسعه ي شهر الكترونيكي و تبديل تهران به «شهر هوشمند» گره گشاي شهروندان و كاركنان شهرداري باشد. در صورت توفيق كامل اين پروژه، روش هاي سنتي حذف مي شود، شهرداري الكترونيكي به وجود مي آيد و زندگي در شهر مجازي تحقق خواهد يافت؛ شهري كه در آن فعاليت ها و فرايندهاي اداري و اجتماعي با سرعت و اطمينان بيش تري انجام مي گيرد و ديگر نيازي به تراكم جمعيت در دنياي فيزيكي نيست. اتوماسيــــون اداري، شامل تمام سيستم هاي الكترونيكي رسمي و غيررسمي است كه به برقراري ارتباط و جابه جايي اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج از سازمان و بالعكس مربوط مي شود. «ارتباطات» ويژگي اصلي اين تعريف است كه اتوماسيون اداري را از داده پردازي، سيستم اطلاعات مديــــريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد. درواقع، اتوماسيون اداري به منظور تسهيل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهي و كتبي مورد استفاده قرار مي گيرد. در اين شيوه، از نرم افزار و سيستم هاي رايانه اي براي ايجاد، دسته بندي، ذخيره و اجراي عمليات بر روي داده هاي ديجيتالي استفاده مي شود تا وظايف مختلف سازمان انجام گيرد و اهداف اصلي آن محقق گردد. بنابراين، مي توان ذخيره ي داده هاي خام، انتقال هاي الكترونيكي و مديريت اطلاعات تجاري را فعاليت هاي اصلي يك سيستم اتوماسيون اداري به شمار آورد. تاريخچه ي اتوماسيون اداري به زماني بازمي گردد كه استفاده از ماشين هاي تايپ و كپي معمول شد. اما امروزه، اتوماسيون اداري تنها به مكانيزه كردن وظايف درون سازماني اطلاق نمي شود، بلكه تبديل داده ها به صورت الكترونيكي را نيز دربرمي گيرد. ذخيره، مبادله و مديريت اطلاعات سه فعاليت اصلي در هر سيستم اتوماسيون اداري است. ذخيره ي داده ها شامل ثبت وقايع و فرم ها اسناد اداري است. مبادله ي داده ها يكي از بخش هاي اصلي در اتوماسيون اداري است. امروزه، انتقال الكترونيكي داده ها بين دو يا چند كاربر يا قسمت مختلف بسيار رايج است. پست الكترونيكي، پست صوتي و فاكس از روش هاي انتقال الكترونيكي داده ها هستند. نرم افزارهاي الكترونيكي اشتراك داده، اشتراكي بودن سيستم هاي اتوماسيون اداري را نشان مي دهند كه مي توانند اطلاعات را بين دو كاربر (يا بيش تر از دو كاربر) را به صورت هم زمان به اشتراك بگذارند. سيستم هاي مديريتي نيز در بُعد وظايف يا زمان بندي، اعمال نظارت و كنترل پروژه ها را بر عهده دارند. اما تاريخچه ي كاربرد رايانه و سيستم هاي مكانيزه در شهرداري تهران، به سال 1347 و تاسيس اداره ي كل مكانوگرافي باز مي گردد. پس از تصويب طرح مكانوگرافي در سال 1348 و بررسي مكانيزه كردن اموري مانند وصول عوارض نوسازي، حقوق و دستمزد و كنترل اسناد، در ابتداي سال 1351 نخستين رايانه ي 125/360 IBM در اين اداره نصب و راه اندازي شد. سپس، اين اداره به سازمان خدمات كامپيوتري شهرداري تهران تغيير نام داد و در سال 1371 مستقل شد و سازمان آمار، اطلاعات و خدمات كامپيوتري تهران نام گرفت و درحال حاضر نيز تحت عنوان سازمان فناوري اطلاعات و ارتباطات شهرداري تهران، بازوي انفورماتيك شهرداري و سرپرست تمام فعاليت هايي است كه در اين زمينه انجام مي گيرد. سيستم مكاتبات و مراسلات يكي از بخش هاي طرح جامع منابع انساني تحت وب شهرداري است كه در آذرماه سال 1385 با 500 كاربر شروع به كار كرد. اين طرح، تبلور نياز مديريت ارشد شهرداري در زمينه ي اتوماتيزه كردن گردش‏كارها، ايجاد وحدت رويه و بالابردن سرعت و بهبود ارائه ي خدمات بوده است. چراكه در دنياي امروز، اطلاعات به موقع و صحيح يكي ازابزار هاي اصلي و پايه‏اي مديران ارشد براي تصميم‏گيري است. جمع آوري چنين اطلاعاتي مستلزم استقرار يك نظام جامع انفورماتيكي است كه از توانايي توليد و پالايش داده‏هاي درست و صحيح را در لايه‏هاي زيرين و توسط سيستم هاي عملياتي برخوردار باشد. اكنون، پس از گذشت سه سال از شروع اين طرح، سيستم مكاتبات و مراسلات با 19500 كاربر درحال بهره برداري است و با راه اندازي سيستم اتوماسيون اداري در شركت اتوبوسراني كه آخرين سازمان عمده با 3000 كاربر است، تا اسفند سال 1388 راه اندازي اين سيستم به پايان مي رسد. درحال حاضر، ارسال نامه هاي صادره بين مناطق 22گانه ي شهرداري و سازمان فناوري اطلاعات و ارتباطات به وسيله ي سيستم صورت مي گيرد و در آينده اي نزديك، اين ارتباط در تمام سازمان هاي زيرمجموعه ي شهرداري تهران قابل بهره برداري خواهد بود. سيستم مكاتبات و مراسلات شهرداري تهران ابزاري قدرت مند در دست مديران و كاربران است كه هدف از آن افزايش بهره وري، كاهش هزينه هاي مربوط به مكاتبه هاي كاركنان و ارباب رجوع است. پيش تر گفته شد با افزايش حجم اطلاعات و مكاتبه هاي مرتبط، بازيابي و دست رسي به محتواي موجود با دشواري و كُندي همراه خواهد بود. مشكلات نظام اداري غيرمكانيزه را مي توان در دو بخش مكاتبه هاي اداري و مديريت كارها موردتوجه قرار داد.در نتيجه ي حاكميت نظام اداري غيرمكانيزه در بخش مكاتبه هاي اداري يك سازمان، دسترسي به مكاتبه هاي موجود به كُندي صورت مي گيرد و اين موضوع باعث مي شود فرايندهاي اداري زمان بَر باشند. اطلاعات لازم درباره ي سابقه و چرخه ي نامه در سازمان نگه داري نمي شود و ابزار مناسبي براي پي گيري نامه هاي مدت دار وجود ندارد. در اين سيستم نمي توان به گزارش ها و اطلاعات جامع از نامه ها و مراوده هاي سازماني دسترسي داشت و سلسله مراتب اداري و به طور كلي سياست هاي اداري اجرا نمي شود. عدم دسترسي و امكان رسيدگي به اطلاعات و كارهاي از خارج سازمان و عدم امكان پي گيري يك نامه و چرخه ي طي شده ي آن درهر لحظه، فقدان نظارت بر نظام اداري، گردش نامه و عمل كرد افراد از ديگر مشكلات استفاده از نظام اداري غيرمكانيزه در سازمان ها است. نظام اداري غيرمكانيزه در بُعد مديريت كارها در سازمان ها نيز مشكلات خاص خود را دارد. در اين سيستم نمي توان به اطلاعات مختلف، فعاليت هاي انجام شده، گزارش كارهاي اداري كاركنان، بايگاني تصميم هاي اتخاذشده، پروژه هاي ارجاع شده و نتيجه ي جلسه ها و ... دسترسي داشت. بنابراين، سيستم مكانيزه راه كار مناسبي است كه مديران و مسئولان سازمان مي توانند به وسيله ي آن براي برطرف كردن مشكلات متعددي را كه در نظام اداري غيرمكانيزه وجود دارد اقدام كنند. با پياده سازي نظام اداري مكانيزه تحول هاي مفيد و دگوگوني هاي مؤثر در زمان، دسترسي، كنترل و نظارت بر مكاتبه هاي اداري، مديريت كارها و جلسه ها اتفاق خواهد افتاد. با حاكميت نظام اداري مكانيزه، مشكلات موجود در سيستم هاي غيرمكانيزه رفع مي گردد. علاوه براين، در مدت زمان لازم براي انجام چرخه ها و تعامل هاي اداري و دريافت سريع پاسخ ها و ارجاع هاي لحاظ شده صرفه جويي مي شود. كاركنان مي توانند به تمام اطلاعات، كارتابل ها و جلسه ها بدون نياز به حضور فيزيكي در محل كار دسترسي داشته باشند. در اين شيوه، بخش عمده اي از هزينه هاي ملزومات اداري (بايگاني، كپي، پست، كاغذ، و ...) حذف مي گردد و هم چنين، در فضاي بايگاني و امكان نگه داري تمام اسناد و مدارك بدون محدوديت زماني صرفه جويي خواهد شد. ذخيره ي متمركز الكترونيكي با فضاي كمتر و امنيت اطلاعات بالاتر و استفاده از نيروي انساني كمتر براي بايگاني و دسترسي راحت تر به اطلاعات مورد نظر از ديگر مزيت هاي اين سيستم است. در نتيجه ي نظام اداري مكانيزه، ارتباطات سازماني تسهيل مي گردد و اعمال نظارت و اجراي سياست هاي سازمان به راحتي صورت خواهد گرفت. در اين زمينه، مي توان تجربه ي شهرداري تهران را درنظر گرفت. با راه اندازي سيستم مكاتبات و مراسلات در اين سازمان روش دستي و سنتي مكاتبه منسوخ و در نتيجه كاغذ از فرايند اداري حذف شد. اكنون، فرم هاي متنوع الكترونيكي توليد شده است و نامه ها در لحظه ارسال مي گردد و اين امكان، صرف جويي در زمان را در پي داشته است. ضمن اين كه با اين روش ديگر به نيروي انساني براي جابه جايي نامه ها نيازي نيست. در اين سيستم براي براي هر قسمت يك كارتابل جداگانه منظور شده است كه سطح امنيتي بالايي دارند. مديران مي توانند كارتابل افراد زيرمجموعه ي خود را رؤيت كنند. هر قسمت داراي بايگاني جداگانه است كه اين امكان، از پراكندگي و مفقودشدن احتمالي نامه ها جلوگيري كرده و دسترسي سريع و آسان به نامه را در ثانيه اي فراهم مي سازد. علاوه براين، ديگر محيط فيزيكي براي نگه داري و بايگاني نامه ها نيازي نيست. امضاء الكترونيكي براي نامه ها وجود دارد و از طريق سيستم مي توان انواع مكاتبه هاي داخلي، وارده به سازمان (با قابليت اسكن نامه ها) و يا صادره از سازمان از طريق ارسال بين سازماني را انجام داد. جست وجوي متنوع و سريع نامه ها بر اساس موضوع، سازمان بيروني، سازمان داخلي، متن نامه، تاريخ ثبت، شماره انديكاتور، تاريخ نامه، شماره ي دبيرخانه ي مركزي و يا حتي براساس ارجاع هاي آن و ... و ثبت نامه ها و پيوست هاي يك نامه مانند عطف، پيرو، بازگشت و ....، امكان پيوست انواع فايل ها به نامه، گروه بندي مكاتبه هاي سازمان براي دسترسي سريع تر، دسترسي به نامه هاي پيرو و عطف هر نامه، امكان ذخيره ي شماره ي نامه و ... از ديگر توانايي هاي اين سيستم است. هم چنين، به وسيله ي سيستم مكاتبات و مراسلات مي توان گزارش هاي متنوع مديريتي را بر حسب نياز تهيه كرد. اما با وجود مزيت هاي بسياري كه برشمرده شد، در نتيجه ي تحول سازماني و استفاده از سيستم مكاتبات و مراسلات احتمال بروز مشكلات ديگري نيز در ميان است. براي نمونه، تمام كاركنان و كاربران سازمان با محيط هاي نرم افزاري آشنايي كافي ندارند و بسياري از آن ها استفاده از كاغذ را به صورت سنتي ترجيح مي دهند و اين موضوع مي تواند دردسرهاي تازه اي را در سازمان ايجاد كند. در صورت حاكميت سيستم مكاتبات و مراسلات مكانيزه لازم است كاربران از نظر آگاهي هاي فني تجهيز شوند. به كارگيري ابزار مدرن باعث پيچيده تر شدن مشكلات سازماني خواهد شد. علاوه براين، بايد بستر سخت افزاري و شبكه ي مناسب و كارآ نيز در سازمان به وجود آيد كه اين تشكيلات همواره به پشتيباني به موقع و مداوم نياز خواهد داشت. بنابراين، فراهم آوردن امكانات مختلف سخت افزاري، نرم افزار ي و پشتيباني مستلزم صرف هزينه است. افزايش توقع در ميان كاركنان در اثر ارتقاء فناوري و نياز به تغيير استانداردها و گسترش تعامل هاي درون سازماني ضرورت فرهنگ سازي مناسب و ارتقاء سطح آگاهي كاركنان را درپي خواهد داشت. به روز، بهينه و استاندارد نبودن گردش كارها، آموزش و فرهنگ سازماني و ارتقاي نيروها، عدم همخواني داده ها و سيستم ها و ايجاد زمينه هاي يكپارچگي و تبادل اطلاعات ميان سيستم هاي گوناگون و فقدان كدگذاري مناسب، نداشتن سرپرست در زمينه ي سياست گذاري فناوري اطلاعات، تداخل سياست گذاري، اجرا و جابه جايي مديريتي و دگرگوني نيازها، تحول هاي فناوري و نياز به افزايش و بازنگري سيستم هاي كاربردي و ... از مهم ترين مشكلات شهرداري تهران در زمينه ي به كارگيري سيستم مكانيزه ي مكاتبات و مراسلات بوده است كه با گسترش اينترنت و لزوم ايجاد سيستم هاي نوين در حوزه ي سيستم هاي مبتني بر وب و ايجاد سايت هاي اطلاع رساني فعاليت هاي ارزش مندي از سوي سازمان فناوري اطلاعات و ارتباطات شهرداري تهران صورت گرفته است. بنابراين، مي توان از مردم، ابزارها و محيط كار به عنوان مهم ترين عوامل در سيستم مكاتبات و مراسلات نام برد. مديران و مسئولان بايد توجه داشته باشند زماني كه تصميم مي گيرند از سيستم هاي مكانيزه ي مكاتبات و مراسلات در سازمان استفاده كنند بايد مؤلفه هاي زيادي (مانند بودجه، فضاي فيزيكي كار، زيرساخت هاي مخابراتي و ...) را درنظر بگيرند. تجربه ي شهرداري تهران نشان مي دهد كه در اين ميان دو مؤلفه ي اصلي تر وجود دارد؛ يكي، آموزش كاركنان و ديگري، افزايش سيستم هاي اتوماسيون اداري. آموزش كاركنان يكي از عوامل مهم در موفقيت كاربرد سيستم مكاتبات و مراسلات است. هم چنين، گسترش روزافزون سيستم هاي اتوماسيون اداري در تمام زمينه ها با اشكال و اندازه هاي متفاوت، كار را براي انتخاب اين سيستم ها دشوار مي سازد. در ضمن، سيستم هايي كه خريداري مي شوند بايد به صورت كامل به كاركنان آموزش داده شوند و اين مستلزم صرف بودجه و زمان است. علاوه براين، سازگاربودن سيستم مكاتبات و مراسلات با ساير سيستم هاي درون سازماني نيز اهميت دارد. در نتيجه ي فعاليت هايي كه در اين مدت از سوي شهرداري تهران صورت گرفت زمينه براي تعامل بيشتر با شهروندان و دريافت نظر و ديدگاه هاي آن ها ميسر شد و تجربه ي اجراي پروژه ي اتوماسيون مناطق، بستر گردآوري اطلاعات درست به وسيله ي سيستم هاي عملياتي (براي تامين نياز مديريت ارشد شهرداري تهران) و ارائه به شهروندان فراهم گرديد. حال، با تكيه بر تجربه هاي به دست آمده، برنامه ي بازنگري سيستم هاي كاربردي، افزايش فناوري سكوها و ايجاد بستر فيبر نوري حركت به سوي شهرداري الكترونيكي آغاز شده است كه شفاف سازي و شهروندمداري از مهم ترين پيامدهاي تحقق آن خواهد بود.
    
    

تعداد خوانندگان اين مطلب: 572


       مشاهده فهرست مطالب شماره 23
 
 
 
 
 
 
 
کليه حقوق محفوظ و متعلق به ماهنامه تحليلگران عصر اطلاعات است.