اسناد الکترونیکی و مدیریت آن

در این مقاله، ضمن ارائه تاریخچه ای از تحول رایانه و نقش آن در انجام فعالیتهای سازمانی و بهره گیری آرشیوداران از این فناوری در نگهداری اسناد و ماشینی کردن فعالیتهای آرشیوی، به تعریف سند و ویژگی های آن، اصالت، اعتبار، یکپارچگی و قابلیت آن پرداخته می شود. محتوا، شکل و ساختار اسناد الکترونیکی به عنوان یکی از اشکال سند، مورد توجه قرار گرفته، مدیریت اسناد الکترونیکی (ERM) به منزله بهترین راهکار حفظ سه مقوله محتوا، شکل و ساختار در یک نظام نگهداری اسناد مطرح و خصوصیات آن، یعنی تولید اسناد در شکل، مدیریت و نگهداری اسناد، توانائی ایجاد ابرداده، امکان رده بندی مجدد و بستن اسناد و در مواقع لزوم کپی برداری، انتخاب بخشی از اسناد و گزینش آنها، تهیه گزارش و تمهیدات امنیتی، با هدف حفظ ویژگی های چهارگانه سند مورد بررسی قرار می گیرد.