آرشیو چهار‌شنبه ۲۳ مرداد ۱۳۹۸، شماره ۳۵۰۰
روزنامه فردا
۱۶
سلام به فردا

انواع جلسات اداری و سازمانی در ایران

دکتر حمیدرضا نمازی

جلسه و کاربردهای آن در ایران، روز به روز متنوع تر می شود و اشکال مختلف جدیدی به خود می گیرد. البته برخی از انواع جلسات ریشه های تاریخی به قدمت تشکیل سازمان دارند، ولی بسیاری از اطوار جلسات، نوپدیدند و شئون اجتماعی-اداری ویژه ای پیدا کرده اند. اشاره به برخی از انواع جلسه به پژوهشگران، مدیران، کارمندان و... کمک خواهد کرد  زیست اجتماعی، اداری و اقتصادی خود را بازبینی کنند.

1- جلسه برای حل مشکل: در ظاهر، بیشتر جلسات با چنین دغدغه ای تشکیل می شوند. این مدل از جلسات به ویژه اگر به دستور مدیر بالادست ترتیب داده شود، به صورت جلسه ای شامل بندهای مشکل گشا خواهد انجامید و با یکی، دو تا پیشنهاد کاربردی! ختم به خیر می شود. اگر خود مدیر بالادست در جلسه حضور داشته باشد، تقسیم کار و وظایف جدیدی به دوش دیگران گذاشته می شود تا برای حل مشکل روی دیگران حساب شود و البته همه حساب کار خودشان را بکنند.

2-جلسه برای جلسه: در این فقره، جلسه می گذاریم تا سنت جلسه  فراموش نشود و جلسات همچنان چشم و چراغ سازمان ها باشند و به آن روشنی ببخشند.

3- جلسه به مثابه کار: این مورد شبیه فقره دوم است با این تفاوت که جلسه، کار اصلی کارمندان و مدیران فرض می شود. در واقع ما جلسه را نه فقط برای جلسه که برای هدف بالاتر می خواهیم. جلسه، یا کار اصلی ما در سازمان هاست یا با تشکیل آن می خواهیم نشان دهیم بی کار نیستیم و کلی کار داریم.

4- جلسه همچون دورهمی: بازگشت به معنای اتیمولوژیک جلسه از انواع دلپذیر جلسه محسوب می شود. به هر حال، انسان موجودی مدنی بالطبع یا دست کم مدنی بالاضطرار است و انسان اداری نیز مستثنا از این احوال نیست. این تعریف از جلسه، در سال های اخیر با صبحانه و نهار کاری هم آمیخته شده است.

5- جلسه برای جدل: این نوع از جلسه برای آن تشکیل می شود تا افرادی که نمی خواهند یا نمی توانند در حضور دو، سه نفره با هم جدل کنند، در جمع بزرگ تر، حال هم را بگیرند و با هم جدل کنند. سخن گفتن با دیوار برای شنیدن در و طعنه و کنایه و متلک در این مدل از جلسات رایج است. اسکات خصم از کاربردهای جدی تر این جلسات است.

6- جلسه به مثابه کلاس درس: در این نوع جلسه، افراد احساس می کنند  بقیه، کنه ماجرا را درنیافته اند و برای اینکه قصه را برای دیگران جا بیندازند، کلاس می گذارند (نمونه هایی داشته ایم که افراد پای تخته هم رفته اند). معمولا در این جلسات فرصت حرف زدن به بسیاری از شرکت کنندگان نمی رسد و جلسه دیگری برای استماع نظرات همه در نظر گرفته می شود. این مدل از جلسات در مراکز علمی، به وفور دیده می شود.

7- جلسه رفع اختلاف: هنگامی که تنش ها، رقابت ها و حسادت ها در سازمان ها بالا بگیرد، افرادی که فکر می کنند زمان پایین کشیدن فتیله است، جلسه ای را بهانه می کنند تا گذشته را جبران کنند. عباراتی همچون «همان طور که استاد فلانی فرمودند» یا «همان طور که استاد فلانی به دقت! فرمودند» در این نوع جلسه ها زیاد شنیده می شود.

8- جلسه برای پیگیری: این نوع از جلسات معمولا زمانی ترتیب داده می شود که از نظر مدیر سازمان، کارمندان یا مدیران میانی، تنبلی کرده اند و خودشان امور را پیگیری نکرده اند. در این جلسات، گاهی تشری چاشنی می شود و ضرب الاجلی برای پیگیری تعیین می شود. موضوع پیگیری البته چندان مهم نیست. مهم آن است که افراد مدام در حال پیگیری باشند و در این وضعیت رویت شوند.

9- جلسه برای بعد از جلسه ها: در این نوع جلسه، خود جلسه مهم نیست، بلکه مهم غیبت و قضاوتی است که بعد از جلسه درباره اعضای جلسه می کنیم. «فلانی فکر می کنه دانای کله» یا «زیاد هم بارش نبود» یا «اون کچله خیلی حرف می زد». بدیهی است  اعضای این نوع جلسه، آشنایی دورادور با هم دارند و مثلا از بخش های مختلف سازمان، دور هم جمع شده اند.

10- جلسه برای یارگیری: در این مدل از جلسات، شرکت کنندگان برای اولین بار است که حضوری با هم ملاقات می کنند. این جلسات، بهترین مجال برای آشناشدن و ردوبدل کردن کارت ویزیت است. شبکه اجتماعی افراد و بالطبع اقتدار آنان با یارگیری در جلسات افزایش می یابد و به همین دلیل، این مدل جلسات، طرفداران زیادی دارد.

11- جلسه برای جلسه اصلی: این جلسه در مواردی است که گروهی (که معمولا کارشناس یا دبیر اجرائی اند) جلسه می گذارند تا برای جلسه اصلی برنامه ریزی کنند. این جلسه معمولا در اتاق کوچکی جنب اتاق رئیس برگزار می شود.

12- جلسه برای وقت گذرانی: این جلسه با دورهمی فرق دارد. این نوع جلسات ناظر بر گذار کند زمان در ادارات است. با توجه به ملال آوربودن فعالیت های اداری، باید راهی برای وقت گذرانی پیدا کرد.

13- جلسه به مثابه درمان یا جلسه درمانی: مراد از جلسه درمانی آن است که تنش های سازمانی، فرسودگی شغلی، افسردگی های محیط کار و... را با برگزاری جلسه درمان کنیم. جلسه درمانی به ارتقای هویت سازمانی هم کمک می کند.

14- جلسه بارشی: به جلساتی که موضوع و هدف مشخصی ندارند و اعضای آنها، از هر دری سخن می گویند، جلسات بارشی می گویند. وجه تسمیه این جلسات آن است که از روش بارش افکار استفاده می شود.

15- شبه جلسات: شبه جلسه به مواردی اطلاق می شود که کسی در اتاقش دیگری را به چای و خوراکی دعوت می کند و بقیه افراد نیز کم کم ملحق می شوند و بعد از مدتی شبه جلسه شکل می گیرد. شبه جلسات مهم ترین مباحث اقتصادی و اجتماعی روز را شامل می شود.

16- جلسه نما: اگر جلسه از افرادی تشکیل شده باشد که بیشترشان ربطی به آن ندارند و برای پرکردن سالن جلسات از آنها استفاده شده باشد، جلسه نما شکل می گیرد.