آرشیو چهار‌شنبه ۲۸ اسفند ۱۳۹۸، شماره ۴۸۵۳
مدیران
۲۴

فراموشی در سازمان؛ چالش عصر جدید کسب و کار

محمود مزینانی

 فراموشی در سازمان؛ حالتی است که در آن سازمان، نمی تواند دانش تولید شده در مسیر فعالیت خود را نگهداری کند؛ این دانش در جایگاه درست خود، ماحصل فعالیت سیستم های یک بنگاه بوده و در دادوستد با محیط درون و بیرون سازمان بهبود پیدا می کند؛ نبود سازوکاری برای نگهداری و تزریق مجدد تجارب قبلی به عملیات بعدی تولید یا ارائه خدمت، منتهی به ناتوانی در رقابت با سایر بنگاه ها با توجه به وجود متغیر پر قدرت «دانش و فناوری» خواهد شد؛ در این خصوص مطالعه موارد زیر می تواند به درک بهتر موضوع کمک کند:

• در یک شرکت برای اجرای پروژه ای در بخش حسابداری، یک مدیر دستور مشابهی را در دو دوره صادر کرده است و برای بار سوم همان دستور را صادر می کند؛ یکی از کارکنان در جمع آوری سوابق به این موضوع پی می برد که در دوره، هر دستور به گزارش های گوناگون از واحدهای مختلف پیوست شده است؛ مجموعه ای گسترده از بررسی ها و مستندات علمی و میدانی که در زمان صدور هر دستور جمع آوری شده اند؛ در دو مقطع قبلی، رویه ای برای بایگانی، نحوه ذخیره و چگونگی بازیابی آن مشاهده نمی شود؛ سرنوشت مهارت های فکری، فردی، پایگاه های داده، روش(متد) و تجهیزات و مجوز ها در این پروژه مشخص نیست!

• شرکتی برای پروژه ای، بعد از اخذ نظر مشورتی از یک تامین کننده قطعات رایانه، به روزترین رایانه خدمات دهنده (server) را خریداری می کند اما بعد از تنظیم برنامه پروژه و خریداری سخت افزار، اختلاف مدیر و مالک پروژه، منجر به جدایی مدیر پروژه از گروه می شود؛ پروژه بعد از مدتی توقف، دوباره در دستور کار قرار می گیرد اما تیم جدید، مستندات قبلی را نمی تواند بازیابی کند، افراد اطلاع دقیقی از جزئیات و نتایج برنامه های قبلی ندارند و دانش شفاهی موجود نزد کارکنان هم برای صرف نظر کردن از خرید مشاوره جدید،کافی نیست؛ تا مدتی تیم دوم، از وجود سخت افزار های خریداری شده قبلی هم باخبر نمی شود!

موارد فوق در بسیاری از سازمان های دنیا مشاهده شده است!

سازمان ها در اجرای ماموریت و راهبرد خود، دانشی را تولید می کنند که می تواند راهنمای آنها در گام های راهبردی و عملیاتی باشد؛ این دانش ارزشمند بوده و باید همانند دارایی های سرمایه ای (املاک) ارزش گذاری شود، بعضا این دانش همانند میراثی گرانبها، در دل سازمان ها حفاظت می شود و زمانی که فاقد نتایج رقابتی شد، به بیرون از محیط سازمان جریان پیدا کرده و در دسترس همگان قرار می گیرد؛ این روزها مدیریت میراث علمی سازمان ها، جزو مجموعه وظایف مدیر دانش قرار دارد؛ حال این دانش از راه مشاوره یا سرمایه گذاری خریداری شده است یا نتیجه رشد و توسعه درونی سازمان باشد، جزو وظایف این بخش مدیریت است! شایان ذکر اینکه بنیان و مدل کسب و کار برخی سازمان ها همانند ارائه کنندگان خدمات مالی (فین تک)، شرکت های مشاوره و شرکت هایی از این دست بر استفاده از دانش قرار دارد. 

اما شرکت هایی که فاقد نظام مدیریت دانش خود هستند، این سرمایه را از دست می دهند و در هر مرحله از فعالیت خود، مسیر رفته را دوباره طی کرده و مجددا مبادرت به سرمایه گذاری و هزینه کرد می کنند. در برخی شرکت ها که فاقد نظام مدیریت دانش هستند و بدنه کارشناسی آن هم با این موضوع ناآشناست، در صورت تغییر در مدیریت عالی و تصمیم گیر و عدم تمایل مدیریت جدید در پیگیری پروژه های قبلی، دانشی که در پروژه ها و فعالیت های قبلی کسب و تولید شده بودند اولین قربانیان تغییر هستند؛ در این حالت تیم کارشناسی توان ایجاد تغییر در تصمیم گیران را ندارد یا نمی خواهد هزینه ای را بپردازد و شاید هم در برخی سازمان ها به خصوص دولتی ها، به واسطه دغدغه سود و زیان نداشتن، تلاش جدی از سوی متخصصان سازمان دیده نشود؛ البته نمی توان تنگ نظری های درون سازمانی را در ایجاد این شرایط نادیده گرفت.

نتیجه این تصمیم و رویه، به دوباره کاری، کاهش دارایی ها، نبود اثر بخشی، غیررقابتی شدن و رخوت در توسعه و عدم بهره وری ختم می شود.  نباید نادیده گرفت که حرکت در مسیر پردازش و حفظ و توسعه دانش سازمانی پیش از تامین هرگونه سخت افزار، نرم افزار یا دپارتمان، نیازمند ایجاد بینش ضروری در سازمان است؛ قبول و ایجاد این بینش، نقطه عطفی در سازمان خواهد بود هر چند در صورت رهاسازی و بی مهری به آن، بازگشت به شرایط قبلی سریع خواهد بود. برای رقابت، داشتن حافظه سازمانی ضروری است و این تنها به لطف فرآیند مدیریت دانش محقق می شود که در آن هر فعالیت مستند شده و چگونگی پردازش داده های عملیات را ارائه می دهد که نقش محوری در توسعه عملیات بعدی دارد؛ در این حالت «دانش سازمان» جزء لاینفک سازمان شده و فراموشی ندارد.