آرشیو سه‌شنبه ۲۵‌شهریور ۱۳۹۹، شماره ۴۹۸۵
مدیران
۲۳
کارآفرینی برای همه : شروع کن، رشد کن، تغییرش بده (19)

برای تعداد آیتم های کاری حتما محدودیت در نظر بگیرید

Jurgen Appelo مترجم: مریم رضایی
منبع: کتاب Startup, Scaleup, Screwup

 در قسمت قبل، در مورد بورد کانبان و چگونگی تصویرسازی کارها با کمک آن و برخی ابزارهایی که روش کانبان را شبیه سازی می کنند، توضیح دادیم. همچنین گفتیم که شرکت تویوتا اولین بار این اصطلاح را مطرح کرد.

تویوتا استفاده از سیستم های کانبان را به عنوان یک تکنیک برنامه ریزی و کنترل انبار عمومی سازی کرد تا بتواند به روندی برای تحویل به موقع قطعات خودرو از طریق همکاری بهبودیافته و پیشرفت مداوم دست یابد. اما این اصول در انواع مختلف کار فیزیکی یا مجازی کاربرد دارد؛ از جمله توسعه ویژگی های محصول، آیتم های محتوا برای یک وبلاگ، آزمایش های ناب برای طراحی یک مدل کسب وکار و حتی تهیه فصول یک کتاب. هدف سیستم کانبان این است که یک نقطه کانونی برای تیم ها ایجاد کند. کانبان به عنوان یک تکنیک تصویر سازی جریان کار عمل می کند که به طور مداوم به تیم یادآوری می کند جریان کار را بهینه سازی کند و به آنها کمک می کند به راحتی تشخیص دهند کدام آیتم های کاری متوقف شده، کدام ها در معرض ریسک هستند یا به توجه فوری نیاز دارند.

در یک بورد کانبان استاندارد که به صورت ستونی طراحی شده، کارت ها نشان دهنده تک تک آیتم های کاری هستد. این آیتم ها ابتدا در ستون اول قرار می گیرند و طی یک جلسه برنامه ریزی با اعضای تیم، می توانند جابه جا شوند. در ارائه های ساده، معمولا اولین ستون نشان دهنده لیست کارهای ضروری است که باید انجام شوند و ستون های دیگر جریان کارهایی را که در دست انجام است، تشکیل می دهند.

ستون های واقع در بورد کانبان، مراحل یا وضعیت های مختلف در جریان ارزش را به نمایش می گذارند. به جز سه وضعیت کارهای «برنامه ریزی شده»، «در حال انجام»، و «انجام شده» وضعیت های دیگری مثل «برنامه ریزی نشده»، «آماده»، «کدگذاری شده»، «درحال آزمایش»، «تاییدشده» و خیلی موارد دیگر هم می توانند تعریف شوند. این وضعیت ها به نوع آیتم های کاری که تصویرسازی می کنید، بستگی خواهند داشت. مثلا جریان کاری در یک کانبان تولید محتوا، کاملا متفاوت از جریان کاری طراحی شدن برای مدیریت «آزمایش های ناب» به نظر می رسد. اما همه این کارها ارزش تصویرسازی را دارند تا راحت تر بتوان مدیریت کار را در دست گرفت.

قدرت واقعی بوردهای کانبان، تنها زمانی مشخص می شود که یک اصل دیگر را دنبال کنید: محدود کردن کارهای درحال انجام. برای برخی انواع کارها و برخی وضعیت ها در جریانات کاری، منطقی است که تعداد آیتم ها را تا جایی که ممکن است، کم نگه دارید. به عنوان مثال، خیلی منطقی نیست که روی 16 ویژگی محصول به طور همزمان کار کنید. معمولا اعضای تیم روی بیشتر از دو ویژگی به صورت همزمان کار نمی کنند یا حتی بهتر است تنها روی یک ویژگی متمرکز شوند. بنابراین، در ستون کارهای درحال انجام یک بخش «محدود کردن کارهای درحال انجام» در نظر بگیرید تا فقط یک یا دو آیتم درحال انجام داشته باشید. وقتی چند نفر از اعضای تیم شما به طور همزمان روی ویژگی های محصول کار می کنند، می توانید این محدودیت را در تعداد آیتم هایی که تیم در دست دارد در نظر بگیرید.

قوانین «تئوری صف» ، می گویند هر چقدر محدودیت های کارهای درحال انجام را کوچک تر کنید، جریان کار در بورد کانبان، سریع تر پیش می رود. البته سریع تر پیش رفتن همیشه به معنی بهتر پیش رفتن نیست. شما باید تلاش کنید بین کاری که در دست دارید و زمانی که طول می کشد تا آن کار را تمام کنید، توازن ایجاد کنید.

معمولا محدودیت های کارهای درحال انجام را در سرتیتر ستون ها می نویسند. وقتی این محدودیت ها را در بالای ستون مشخص کردید و به حداکثر تعداد آیتم هایی که در نظر دارید رسیدید، اعضای تیم شما فقط باید یک کارت جدید را از ستون قبلی بردارند و به ستون فعلی منتقل کنند و کار روی آن را شروع کنند و این روند ادامه دارد. به همین دلیل گفته می شود تیم از راست به چپ کار می کند. آنها ابتدا بر انجام و تکمیل آیتم ها در راست متمرکز می شوند، سپس وقتی ظرفیت کافی در ستون راست ایجاد شد، آیتم های جدید را از چپ بیرون می کشند. محدودیت های کارهای درحال انجام، یک نظم تیمی و تمرکز منسجم روی جریان کار ایجاد می کند.

کارت هایی که روی بورد کانبان قرار می گیرند، می توانند حامل سیگنال های مختلفی باشند. در بازدیدهایی که از شرکت های مختلف داشتم، هیات مدیره هایی را دیدم که عکس های کوچکی از اعضای تیمی که وظیفه مدیریت کارت ها را بر عهده داشتند، در اختیارشان بود. گاهی اوقات، رنگ های مختلف این کارت ها برای تمایز قائل شدن بین انواع مختلف کار استفاده می شود؛ مثلا ویژگی های جدید محصول یا برطرف کردن باگ ها یا درخواست تغییرات. برخی تیم ها با جهت حرکت کارت ها (به بالا، مستقیم یا اریب) بازی می کنند و به آنها استیکر، نقطه، کد یا علامت های دیگر اضافه می کنند. همه این کارها را می توان انجام داد تا اطلاعات اضافه در رابطه با آیتم های کاری مثل شکل ظاهری، اولویت ها، تعداد روزهای در انتظار، تعداد روزهای پیش رو، موانع و ذی نفعان خاص یا پرسوناهای ناب، مشخص شوند.

کارشناسان می گویند تیم ها باید بورد کانبان را خود-سازماندهی کنند و به روز نگه داشتن آن، مسوولیت مشترک همه است. یک تیم در طول جلسات مختلف، باید تسلط کامل بر بورد خود داشته باشد و در مورد آیتم های کاری که باید اول تکمیل شوند، آیتم هایی که به توجه و رفع نقایص نیاز دارند و آیتم هایی که باید از ستون های سمت چپ بیرون کشیده شوند تا جا برای آیتم های جدید در ستون های سمت راست باز شود، بحث و گفت وگو کند. در عین حال، تیم باید در مورد محدودیت کارهای درحال انجام در مراحل مختلف بورد، آگاهی داشته باشد.

تیم های باتجربه سعی می کنند بر تعداد آیتم های کاری که هر هفته به پایان می رسند، میانگین زمانی که برای آیتم های کاری صرف می شود و میزان کارهایی که ارزش افزوده ایجاد می کنند، نظارت داشته باشند. وقتی فرآیندها این شانس را دارند که در طول زمان تثبیت شوند، به دست آوردن چنین معیارهایی کار سختی نخواهد بود.