آرشیو سه‌شنبه ۱۶ آذر ۱۴۰۰، شماره ۵۳۳۳
مدیران
۲۳
انقلاب دورکاری (11)

کسب دانش برای افزایش اعتماد در تیم

Tsedal Neeley مترجم: مریم رضایی
منبع: کتاب انقلاب دورکاری

در بخش قبل گفتیم که برای ایجاد اعتماد در تیم های مجازی، باید همان شرایطی که در تیم های حضوری وجود دارد دنبال شود، در کنار اینکه نسبت به پراکندگی جغرافیایی افرادی که همدیگر را ندیده اند، آگاهی کافی وجود داشته باشد تا تیم دورکار دچار تفرقه نشود. به همین منظور دو مکانیزم افزایش اعتماد در تیم ها وجود دارد که در ادامه توضیح می دهیم.

   ایجاد دانش مستقیم درباره اعضای تیم

یاد گرفتن اعتماد کردن به دیگران و ارتباط برقرار کردن با آنها به صورت مجازی، اگر با «دانش مستقیم» درباره ویژگی های شخصی و هنجارهای رفتاری همکاران دورکار ما همراه باشد، بسیار موثرتر است. وقتی کار تیمی از راه دور، هر از گاهی جلسات حضوری و رو در رو را هم شامل شود، می توانیم به جای اینکه فورا سراغ دستورالعمل کاری از پیش تجویز شده برویم، تلاش های آگاهانه ای برای اطلاعات به دست آوردن از زندگی دیگران داشته باشیم. مثلا سفر به جای دوری که همکارمان در آنجا زندگی می کند، برای اینکه بدانیم او در شرایط فشار چطور کار می کند، نمونه ای از به دست آوردن دانش مستقیم است. وقتی سفر یا مجاورت فیزیکی، بخشی از برنامه کاری نباشد، می توانید با زمان گذاشتن و پرسیدن سوالاتی درباره زندگی و کار هم تیمی ها این دانش مستقیم را به دست آورید. مثلا: «دفتر کاری خانگی ات را چطور درست کرده ای؟» یا «برای زمان ناهار معمولا چه کار می کنی؟» هر چقدر اعضای تیم مجازی اطلاعات بیشتری درباره نحوه کار هم به دست آورند، آسان تر می توانند به نقش هایی که دارند اعتماد کنند.

تجربه «بن» را در نظر بگیرید که دو هفته در کنار همکارانش «یی» و «چی-مینگ» کار کرد. در این مدت، بن شرایط محیطی همکارانش را تحت نظر داشت. یی در زمان فشار کاری آرام است، هنگام توفان های فکری از افراد کلیدی مشورت می گیرد و با همان افرادی که در طول روز سروکار دارد در کافه تریای طبقه دوم که همه حضور دارند ناهار می خورد.

او متوجه تفاوت های کاری بین چی-مینگ و یی و اینکه چه زمانی توجه بن را جلب می کنند، شده است. دانش مستقیمی که بن درباره یی و چی-مینگ به دست آورده، درباره دیدگاه ها، رفتارها و انگیزه های آنها به او اطلاعات می دهد و احتمال این را که در آینده بر اساس گفته ها و رفتارهای آنها تصمیم بگیرد، بیشتر می کند. در نتیجه افزایش اعتماد بین یک تیم کاملا مجازی، تقویت می شود.

   افزایش همدلی از طریق دانش واکنشی

دانش واکنشی که نامشهودتر است، اما در اعتمادآفرینی بین اعضای تیم های مجازی به اندازه دانش مستقیم اهمیت دارد، با مشاهده هنجارها و رفتارهای افراد از درون لنزهای مشارکت کننده های دورکار به دست می آید. دانش واکنشی دیدگاهی است درباره اینکه دیگران چگونه ما را می بینند و همدلی ما را درباره اینکه دیگران چگونه ما را تجربه می کنند، برمی انگیزد. هر چقدر بیشتر حس کنیم که توسط همکارانمان درک شده ایم، آسان تر می توانیم به آنها اعتماد کنیم. یک مهندس هندی را در نظر بگیرید که شکایت داشت همکاران دورکارش در آلمان تنبل هستند، چون خیلی دیر به ایمیل ها جواب می دهند و ظاهرا ساعات کاری آنها کمتر از گروه هندی است. همزمان، مهندس های آلمانی هم شکایت داشتند که همکارانشان در هند، همیشه در حال گذراندن وقت استراحت نوشیدن چای هستند و سخت کار نمی کنند. آنها تنبل هستند.

واقعیت این بود که مهندس های آلمانی به کار کردن پشت سر هم عادت داشتند و ارتباطات ایمیلی آنها زمان بندی دقیق داشت و فکر می کردند همکارانشان در هند هم باید همین طور باشند. این در حالی بود که مهندس های هندی مرتب به آبدارخانه می رفتند - آن هم دو نفر، سه نفر -  تا گفت وگو و تبادل دانش کنند و به حل مشکلات بپردازند. اگر دو گروه، فرآیندهای کاری همکاران دورشان را می دانستند، کمتر شکایت می کردند و بیشتر به قابلیت و انگیزه هم تیمی های خود اعتماد داشتند.

دانش واکنشی به هر تیم زیرمجموعه امکان می دهد، به اشتباه هایی که در دیدگاه افراد پیش می آید، پی ببرند. در این مورد، هر دو مجموعه مهندس ها باید می فهمیدند که تفاوت های مدل کار - و نه تنبلی - ریشه نارضایتی و عدم اعتماد آنها بوده است. دانش واکنشی به هر گروه امکان می دهد دیدگاه های خود را بهتر تشخیص دهد و تنظیم کند. اگر مهندس های آلمانی این توانایی را داشتند که روند کاری خود را از لنز همکاران هندی شان ببینند، متناسب با آن واکنش نشان می دادند و طوری برنامه ریزی می کردند که به ماهیت به شدت مشارکتی دفتر کار مهندس های هندی احترام گذاشته شود. در مقابل، دانش واکنشی مهندس های هندی از لنز همکاران آلمانی هم به آنها امکان می داد متناسب با فعالیت های سازمانی زمان بندی شده آلمانی ها واکنش نشان دهند و به ماهیت برنامه ریزی شده و ساختارمند دفتر کار آلمان احترام بگذارند. شناخت هنجارهای محل کار طرف مقابل، میزان همدلی، نزدیکی و اعتماد همکارانی که هنجارهای متفاوتی دارند را بیشتر می کند.

ما با نشان دادن توجه عمیق به روش کار هم تیمی های دورکار، دانش واکنشی ایجاد می کنیم: اینکه چطور از طریق ایمیل یا تصویر ارتباط برقرار می کنند، چه ساعاتی در روز آنلاین و آفلاین می شوند، آیا دوست دارند خارج از ساعات کاری نرمال به پیام ها پاسخ دهند یا نه و... شاید یک هم تیمی مشتاق باشد که ساعت 9 شب به ایمیل ها پاسخ دهد و یکی دیگر روز بعد پاسخ دهد و به وضوح از اینکه شب قبل، دیروقت برای او پیام آمده ناراحت باشد. وقتی کشف کنید که هنجارها با هم یکی نیستند، این ملاحظات به شما کمک می کنند رفتارهای خود را تطبیق دهید. و وقتی هنجارها یکی شد، دانش واکنشی به شما این حس اطمینان را می دهد که همکارانتان عمیق تر درکتان می کنند.

رهبران سازمان برای تسهیل تبادل دانش مستقیم و دانش واکنشی در میان اعضای تیم مجازی، باید از قبل یک فرهنگ گروهی برای تعاملات مجازی ایجاد کنند که صراحتا هم به وظایف کاری مرتبط نیست. پلت فرم های اجتماعی که امکان ارتباطات غیررسمی مجازی را فراهم می کنند، می توانند مفید باشند. هر تیم باید ساده ترین روش جمع شدن برای برقراری این مکالمات را پیدا کند. چیزی که بیشترین اهمیت را دارد این است که همه بدانند هدف این تعاملات و مکالمات، ارتقای وظایف کاری نیست، بلکه قرار است افراد یکدیگر را بهتر بشناسند.