چگونگی ارزیابی نرم افزارهای مخزن سازمانی: تجربه ای از یک مورد

یکی از چالش های دهه اخیر برای مدیران دانشگاهی مدیریت اطلاعات در دانشگاه ها بوده است. بسترهای گوناگونی برای این امر توسعه و پیشنهاد شده اند. وب سایت های دانشگاه ها (و دانشکده ها، بخش ها و گروه ها) یکی از این راه حل ها بوده اند. اما اتکاء به صفحات وب سایت برای درج منابع دانشی و استفاده از آن بنابه دلایلی هم چون عدم روزآمدی رضایت بخش نیست. به این ترتیب، در طی سال های اخیر بسیاری از دانشگاه ها برای آگاهی از فعالیت های کارکنان و گردآوری دارایی های فکری خود، اقدام به طراحی سیستم های مدیریت اطلاعات دیجیتال کرده اند. دانشگاه فردوسی مشهد به عنوان یکی از دانشگاه های مادر و برتر کشور، با توجه به حجم انتشارات و ضرورت مدیریت آن، سیستمی را با هدف مدیریت اطلاعات پژوهشی در دانشگاه طراحی کرده است. سیستم اطلاعات علمی دانشگاه فردوسی مشهدیا ساعد، توسط معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه فردوسی مشهد در سال 1385 طراحی و اجرا گردید. هدف اصلی این پژوهش بررسی فنی نرم افزار مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد است. این پژوهش کاربردی و از نوع ارزیابانه بوده و با روش مطالعه موردی انجام شد. برای بررسی سیستم نرم افزاری مورد استفاده برای مخزن سازمانی دانشگاه از سیاهه وارسی محقق ساخته استفاده شد. یافته ها نشان داد که وضعیت «ساعد» از لحاظ ویژگی های فنی در حد متوسط است. با این وجود، ضعف در برخی از قسمت ها مانند مدیریت محتوا و دسترس پذیری بر کارآرایی سیستم تاثیر دارند. از اینرو باید تمرکز بیشتری بر ویژگی های کاربرمدار سیستم صورت گیرد. همچنین ویژگی های آرشیو و پشتیبانی از سیستم در وضعیت متوسط هستند که با توجه به استفاده روز افزون از سیستم، می توانند در آینده چالش برانگیز باشند.