بررسی وضعیت فرایندهای اداری- مالی دانشکده بهداشت و تغذیه تبریز با استفاده از تکنیک مستندسازی و تحلیل فرایند در سال 91

امروزه اهمیت ارتقای فرآیندها در تعالی سازمانی و نیز جایگاه سیستم های پشتیبانی در اداره امور سازمان ها بر کسی پوشیده نیست. بر این اساس، مطالعه حاضر درصدد بررسی وضعیت فرایندهای اداری- مالی دانشکده بهداشت و تغذیه تبریز با استفاده از تکنیک مستندسازی و تحلیل فرایند در سال 91 می باشد.
این مطالعه از نوع کیفی بوده و در سال 1391 به انجام رسید. داده های مورد نیاز پژوهش از طریق مصاحبه با صاحبان فرایند و نیز مشاهده مستقیم پژوهشگران به دست آمد. در مرحله اول فرآیندهای امور اداری- مالی مستندسازی شدند که برای این نمودارهای قالبی و جریان فرآیند برای آنها ترسیم گردید و سپس با همکاری نزدیک تیمی متشکل از پژوهشگران و مسئولین اجرای هر فرایند مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت و نمودار جریان فرآیند پیشنهادی برای آن ها ترسیم شد. در ادامه، تمامی فرآیندها با استفاده از جدول ماتریس از لحاظ سطح عملکردی مورد مقایسه قرار گرفته و ده فرآیند با پایین ترین کیفیت برای انتخاب اولویت مداخله، در جدول ماتریس اولویت بندی شدند.
در این مطالعه 35 فرآیند بخش های امور عمومی، کارگزینی، دبیرخانه، بایگانی، انبارداری، حسابداری، اموال، خدمات و کارپردازی مستندسازی گردید و بر اساس ماتریس مقایسه عملکردی، فرآیند «تهیه سند هزینه» در بخش حسابداری به عنوان مشکل دار ترین فرآیند انتخاب گردید. در ماتریس اولویت مداخله نیز فرآیند «درخواست خرید کالا» به عنوان اولین اولویت مداخله ارزیابی شد.
نتایج مطالعه حاکی از آن است که اکثریت فرایند ها، دارای مشکلاتی در طراحی و اجرا می باشند و بازنگری و اصلاح آنان نوید بخش بهبود مستمر کیفیت در عرصه مطالعه و جلوگیری از هدر رفت منابع مختلف سازمانی خواهد شد. همچنین به دلیل ماهیت چند بخشی بودن غالب فرایندها، نیاز بیش از پیش به اصل هماهنگی بین واحدها و سطوح مختلف به وضوح احساس می شد.