طراحی فرآیند کنترل کیفیت مستندات برپایه استفاده از خودکارسازی اداری

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل های مختلف جریان های ارتباطی، شبکه های ارتباطی در تمام امور روزمره سایه افکنده است. با پیشرفته شدن و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمان ها برای از دست ندادن یکی از منابع اصلی خود به نام اطلاعات که از حجم زیادی برخوردار است؛ دست به ایجاد سامانه هایی در درون خود زدند که از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش این اطلاعات، در جهت جلب رضایت مشتریان گام بردارند. با توجه به جهانی شدن اقتصاد و رقابت در محیط های کسب و کار، سامانه های خودکارسازی اداری به معنای خودکارسازی فرآیندهای اداری پا به عرصه وجود گذاشت. از محاسن خودکارسازی اداری بالارفتن سرعت، دقت و درستی در فرآیندها، با توجه به بالا رفتن و توسعه دامنه عملیات سازمان است که لازمه گسترش مجاری ارتباطی است، ولی در پیادهسازی خودکارسازی اداری و روبه رو شدن با حجم عظیم اطلاعات و مستندات، باید اطمینان کافی از درستی و دقت اطلاعات دستیابی شده در سطح بالا تضمین شود تا تصمیماتی که مدیر با استفاده از این اطلاعات می گیرد به بهترین شکل عملیاتی شود. بنابر مطالب گفته شده در این مقاله، برای کنترل مستمر این مستندات، فرآیند کنترل کیفیت آماری مستندات پیشنهاد می شود. در این فرآیند، مستندات حاصل از خودکارسازی اداری در یک بانک داده قرار می گیرد و با فرایند کنترل کیفیت آماری بر آنها درستی و دقت کافی برای استفاده و قابلیت اعتماد آن جهت تصمیم گیری مدیران ایجاد میشود.