تدوین الگوی پیشنهادی خط مشی مدون برای رقمی سازی اسناد در آرشیو ملی ایران

آرشیو ملی ایران برای حفاظت از اسناد خود و سهولت دسترسی به آن ها، از سال 1383 شروع به رقمی سازی اسناد خود کرده است و همچنان ادامه دارد. برای بهبود رقمی کردن اسناد، داشتن خط مشی مدون لازم است. هدف از پژوهش حاضر تدوین الگوی پیشنهادی خط مشی مدون برای رقمی سازی اسناد در آرشیو ملی ایران است.
روش / رویکرد پژوهش: پژوهش به لحاظ هدف از نوع کاربردی و ازنظر رویکرد، از نوع تحقیقات آمیخته اکتشافی و پیمایشی است. ابزار پژوهش در مرحله اول مصاحبه با متخصصان آرشیو ملی، سپس استخراج معیارهای خط مشی رقمی سازی اسناد موجود در سطح بین المللی و ساخت پرسش نامه و به اجماع رسیدن روی آن با استفاده از تکنیک دلفی بوده است. درنهایت، نتایج حاصل از مصاحبه، با معیارهای به دست آمده از خط مشی رقمی سازی اسناد در آرشیو ملی کشورهای دیگر مقایسه و سپس تحلیل شد.
یافته ها و نتایج پژوهش: یافته های پژوهش نشان داد که 18 مولفه اصلی از بین راهنماها و خط مشی های رقمی سازی اسناد در مراکز آرشیوی، در تدوین خط مشی رقمی سازی ضروری شناخته شدند. تعدادی از این مولفه ها عبارت اند از: مدیریت پروژه؛ انتخاب منابع برای رقمی سازی؛ آمادگی برای رقمی سازی اسناد آرشیوی؛ محل رقمی سازی اسناد؛ تجهیزات و الزامات فنی برای رقمی سازی اسناد؛ سازمان دهی اسناد رقمی شده؛ نام گذاری اسناد رقمی شده ؛ توصیف اسناد رقمی شده ؛ ذخیره سازی اسناد رقمی شده ؛ مدیریت اصل سند فیزیکی بعد از رقمی شدن و... . آرشیو ملی ایران تنها 7 مولفه اصلی را به صورت مکتوب و مصوب دارد که عبارت اند از: انتخاب اسناد برای رقمی سازی؛ تجهیزات و الزامات فنی؛ سازمان دهی اسناد رقمی شده؛ نام گذاری اسناد رقمی شده؛ توصیف اسناد رقمی شده؛ توجه به مسائل حقوقی و قانونی؛ و سیاست دسترسی به اسناد رقمی شده.
نتایج تجزیه وتحلیل های آماری، اختلاف معنا داری بین مولفه های موجود در تدوین خط مشی رقمی سازی اسناد نشان نمی دهد، بنابراین ضروری است که تمام مولفه های اصلی و زیرمولفه های به دست آمده از متون و راهنماها و خط مشی ها و نظرات کارشناسان و متخصصان، در تدوین خط مشی لحاظ شوند.