نشریه منابع انسانی
پیاپی 7 (اردیبهشت 1389)

اطلاعات یکی از ارزشمندترین ورودی های سازمان است. اطلاعات با ارزش باعث افزایش اطمینان و ثبات منابع انسانی در سازمان و کمبود آن سبب بی اطمینانی و بی ثباتی آنان در سازمان می شود. از آنجایی که عملکرد موفقیت آمیز سازمان ها در گرو وظایف مدیریتی یعنی برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل است و انجام این گونه وظایف در گرو اطلاع رسانی به مدیریت می باشد، از این رو پیشرفت سازمان بدون برخورداری از ابزارهای اطلاع رسانی و کسب مهارت های لازم در زمینه کاربرد فناوری اطلاعات و همچنین اطلاع رسانی به مدیران برای توانمند کردن آنان در کارهایشان امری غیرممکن است. دانشمندان و نظریه پردازان مدیریت بر این موضوع توافق دارند که کاربرد صحیح و مناسب فناوری اطلاعات موجب افزایش اثربخشی مدیران منابع انسانی در سازمان ها می شود و در نتیجه سبب شفاف تر شدن مسئولیت و پاسخگو کردن مدیران برای تسهیل و ارائه خدمات بهتر شده و فعالیت های استراتژیک و پشتیبانی آنها را تحت تاثیر قرار می دهد. در این نوشتار تاثیر فناوری اطلاعات بر وظایف و فعالیت های مدیران منابع انسانی بیان خواهد شد.

مدیران منابع انسانی، تکنولوژی و اطلاعاتی را که توسط آن فراهم می شود، ابزار تسهیل گری می دانند که در اخذ تصمیم هایی که موفقیت کل سازمان را در پی دارد به آنها یاری می رسانند. (2008-wilcox) در تحقیق انجام شده در سال 2002، مشخص شد که مدیریت منابع انسانی با بکارگیری فناوری اطلاعات می تواند همزمان منعطف تر، مقرون به صرفه تر، مشتری محورتر و استراتژیک تر گردد. این تحقیق نشان داد که فناوری اطلاعات این پتانسیل را داردکه هزینه های مدیریتی را کاهش و بهره وری را افزایش دهد، زمان پاسخ را کوتاهتر کند، تصمیم گیری را بهبود بخشد و خدمات مشتریان را توسعه دهد. تمام این بهینه سازی ها می تواند به شکل همزمان توسط فناوری اطلاعات صورت نپذیرند.
سه عامل اصلی که شرکت ها را برای دست یابی به راهکارهای منابع انسانی مبتنی بر فناوری اطلاعات به حرکت در می آورد، عبارت است از کاهش هزینه، کیفیت خدمات بالاتر و تغییر فرهنگی. در تحقیق انجام شده در سال 2007 توسط Strohmeier، مشخص شد توسعه سریع اینترنت در دهه گذشته باعث شده تا پیاده سازی و بکارگیری E-HRM نیز شتاب بیشتری بگیرد. مطابق تعریف او E-HRM عبارت است از طراحی، پیاده سازی و بکارگیری فناوری اطلاعات و سیستم های حاصل از آن برای ارتباط و حمایت از حداقل دو فرد در انجام فعالیت های مدیریت منابع انسانی که به شکل اشتراکی توسط آنها انجام می شود. همچنین در تحقیق سال 2005 که توسط Cedar و همکارانش از مشاوران منابع انسانی صورت پذیرفت، مشخص شد که تعداد سازمان هایی که E-HRM را به کار گرفته اند و همچنین عمق کاربرد آنها در سازمان ها دائم در حال افزایش است. فناوری اطلاعات، فرایندی را آغاز کرده است که طی آن سازمان ها می توانند خدمات بی نظیری را در زمینه مدیریت منابع انسانی ارائه نمایند.
براساس میزان پیشرفتگی فنی در ابزار به کار گرفته شده جهت پیاده سازی e-HRM، سه نسل متفاوت برای آن معرفی شده است. نسل اول e-HRM به معنی ابزاری است که توسط آن سرعت کارهای سنتی مدیریت منابع انسانی افزایش یافته و هزینه های مربوطه کاهش می یابد. نسل دوم e-HRM شامل ابزاری می شود که روی تغییرات کیفی و بهبود متمرکز بوده و سومین نسل، ابزاری را معرفی می کند که توسط آن می توان کارهایی را انجام داد که قبلا امکان انجام آنها وجود نداشت.
در واقع تاکنون در سه عرصه، پیشرفت های جدیدی در خصوص مدیریت منابع انسانی و بررسی چالش ها و فرصت های آن صورت نپذیرفته است. این سه عرصه عبارتند از:■ رویکردهای توسعه منابع انسانی از طریق بکارگیری ابزار فناوری اطلاعات و نوآوری در آن ■ مدل سازی و مدیریت روابط با مشتریان■ کارآفرینی به شکل توزیع شده و در سطح بین المللی برای خدمات تخصصی و مهندسی مانند مشاوره از راه دوریک نکته قابل تامل آن است که بیشتر تحقیقات انجام شده مربوط به کشورهای غربی بوده است و نتایج آن ممکن است به دلایل اجتماعی، فرهنگی و همچنین تفاوت های اقتصادی در سایر کشورهای دنیا و از جمله ایران، کاربردی نباشد. بنابراین یک چالش پیش رو، علاوه بر چالش های شناخته شده، آن است که نتایج و مدل های حاصل برای کشور، بومی نبوده و به همین دلیل مشکلاتی ایجاد می شود.

اخیرا ابزارهای تکنولوژیکی متعددی در بازار ظاهر شده اند که ادعا می کنند می توانند تقریبا تمام فعالیت های”سنتی“مدیریت منابع انسانی(HRM) را پوشش دهند. این ابزارها نه تنها به عنوان مکمل می توانند به کار آیند بلکه حتی اغلب ادعا دارد که می توانند جایگزین این فعالیت ها هم شوند. (Martin،Alexander،Reddington2006)برای پاسخگویی به نیازهای جدید اقتصاد دانش بیان، شرکت ها باید پتانسیل و بهره وری کارمندان خود را ارتقا دهند. این هدفی است که سیستم های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی به شکل کلی و e-HRM به شکل خاص می تواند در این زمینه موثر باشد. بعضی از این سامانه ها حتی ادعا می کنند که می توانند سینرژی ایجاد نمایند که قبلا غیر ممکن بوده است. این سینرژی از ترکیب تمام فعالیت های HRM تحت یک بسته نرم افزاری و در هم آمیختن نتایج و بازخوردها ازتمام بخش های مختلف به دست می آید. در این مقاله بکارگیری e-HRM در اروپا مطالعه و بازخوردها از تمام بخش های مختلف بررسی می شود: میزان بکارگیری و پیاده سازی e-HRM، ویژگی شرکت هایی که e-HRM را به کار گرفته اند و سطح رضایت ناشی از این سیستم.

با پر رنگ شدن تاثیر کسب وکار بر محیط زیست و مسئولیت اجتماعی بنگاه ها، مدیریت منابع انسانی نقش استراتژیک سازنده ای در ارائه، اجرا و نهادینه شدن راهکارهای توسعه کسب وکارهای سازگار با محیط زیست یا همان کسب وکارهای سبز بر عهده دارد. آگاهی از ساده ترین راهکارهای موثر، دقت در فرهنگ سازی و آمادگی برای پیاده سازی و توسعه آنها از جمله مواردی است که در متن زیر به آن پرداخته شده است.
حدود دو سال پیش با وجود اینکه از کارکنان شرکت Clif Bar&companyخواسته شده بود که در یک روز کاری خاص با دو چرخه به محل کار خود بیایند، تنها سه نفر این کار را انجام دادند.
این بی علاقگی نسبت به این ابتکار سبز باعث تعجب همکاران قسمت منابع انسانی شرکت شد. این موضوع را خانم جنیفر فری تاس، مدیر منابع انسانی شرکت به خاطر می آورد و می گوید: «اینجا یک شرکت تهیه غذا و تولید نوشابه طبیعی با کارکنانی فعال و آگاه در مقوله محیط زیست در کشور است و ما نمی توانیم کارکنان شرکت را یک روز با دوچرخه هایشان به محل کار بیاوریم.»با درک این مطلب، خانم فری تاس مراتب قدردانی خود را نسبت به این عمل هشداردهنده و جسورانه کارکنان ابراز داشته و می گوید: «این اقدام کارکنان به ما نیروی تازه ای داد تا در مورد سبز کردن جدی تر باشیم.»شرکت Clif Bar در میان بسیاری از شرکت ها نسبت به موضوع سبز کردن جدی و فعال است. جنبش پایداری سبز شرکت، قدرت بیشتری پیدا کرده و به نظر می رسد مقبولیت بیشتری به دست آورده است. بسیاری از مدیران اجرایی می گویند پایداری سبز می تواند تاثیر مثبتی بر کسب وکار آنها داشته باشد و کمک کند آنها به اهداف استراتژیک برسند. بر اساس تحقیق انجام شده توسط شرکت خدمات حسابداری Grant Thornton LLP در سال 2007 که مقر آن در شیکاگو است، بیش از 500 نفر از مدیران اجرایی اذعان داشتند که” پایداری سبز“یعنی توانایی یک شرکت در کسب سود بدون قربانی کردن منابع طبیعی مردم آن شهر، کشور و کره زمین، طبق تحقیق مذکور بیشترین مزایای مربوط به اجرای برنامه های پایداری سبز عبارتند از ارتقای نظر عموم مردم، بهبود روابط با مشتری و جذب و نگهداری کارکنان مستعد. 77 درصد از مشارکت کنندگان در این پژوهش پیش بینی می کنند که در برنامه های زیست محیطی سرمایه گذاری های بیشتری صورت خواهد گرفت.
هرچند متخصصان منابع انسانی از توانمندی ها و موقعیت شغلی شان برای نفوذ در کارکنان به منظور ترویج و ارتقای استراتژی های سبز استفاده نمی کنند، اما مدیران اجرایی در پژوهش مذکور اظهار داشتند استراتژی های زیست محیطی، افراد مستعد را جذب و نگهداری می کند. نیمی از این مدیران گفتند که عملیات اجرایی باید در راستای چنین استراتژی هایی باشد.
آقای اندی ساویتس، مشاور و مجری استراتژی های کسب وکار پایدار در بوستون، فقدان رهبری منابع انسانی را در اجرای ابتکارات سبز در میان مدیرانی که به آنان مشاوره می دهد، مشاهده می کند. او هنگام ملاقات با مدیران اجرایی با اعتراض می گوید: «من تنها کسی هستم که باید سخن بگویم. پس مسئول منابع انسانی شرکت کجاست؟ حتی اگر آنان در جلسه نیز حضور داشته باشند، مشارکت کمی دارند زیرا نمی دانند چه کاری باید توسط ایشان انجام شود.»در صورتی که مسئولان منابع انسانی کارهای زیادی برای” سبز کردن “کسب وکار و کارکنان دارند، اما این استراتژی ها صرفا عملیاتی نیست، بسیاری از آنها مربوط به آموزش کارکنان است که آنان را با اید ه ها و نوآوری های این مقوله مرتبط می کنند و رعایت موازین محیط زیست را باعث شان و اعتبار اشتغال در شرکت و جذب و نگهداری افراد مستعد تلقی می کنند.

پیشرفت سریع و روز افزون فناوری اطلاعات و ارتباطات و قابلیت های کاربردی آن در حوزه های مختلف، باعث رسوخ فناوری اطلاعات در فرایندها و سیستم های مدیریت منابع انسانی شده و رویکرد جدیدی را در مدیریت منابع انسانی ایجاد کرده است که از آن به عنوان مدیریت منابع انسانی الکترونیک نام می برند. سازمان ها در راستای دستیابی به اهدافی چون بهبود کارایی، بهبود فرایندهای اداری، بهبود خدمات مشتری، بهبود نقش استراتژیک منابع انسانی به بهره گیری از این امکانات دست زده اند. سازمان های مختلف بر حسب شرایط و انتظارات خود این سیستم ها را در سطوح مختلفی چون سطح ارتباطی، عملیاتی و تحو ل آفرین به کار گرفته اند که برحسب آن نتایجی را در حوزه های سازمانی تجربه کرده اند. به استناد پژوهش های انجام شده، عمده استفاده از مدیریت منابع انسانی الکترونیکی در سطح ارتباطی و عملیاتی بوده است.
این مقاله به بررسی و مطالعه سیستم اطلاعات منابع انسانی پرداخته و سپس سعی کرده با اشاره به اجرای سیستم مذکور در شرکت فراتحقیق سپاهان، مدیریت منابع انسانی الکترونیک را به آن شرکت پیشنهاد داده تا گامی هرچند کوچک در جهت تحقق اهداف و برنامه های توسعه ای آتی سازمان برداشته باشیم.