آرشیو سه‌شنبه ۱۰ تیر ۱۳۹۹، شماره ۴۹۲۲
مدیران
۲۳

«آن کروگ» مدیر منابع انسانی شرکت تایم اکستندر از آغاز نسل آینده رهبری سازمانی می گوید

چگونه سازمانی بی نیاز از مدیریت بسازیم؟

مترجم: مهدی نیکویی
منبع: European Business Review

امروزه صحبت های زیادی درباره شرکت هایی می شنویم که با استفاده از فناوری هایی مانند محاسبات ابری و هوش مصنوعی به مدرن سازی خود می پردازند. اما نوع دیگری از تحول در حلقه های شرکتی اتفاق می افتد که اثر عمیقی بر افزایش چابکی و نوآوری آنها دارد. این تحول به طور معمول تحت نظر یکی از مدیران ارشد سازمان ها اتفاق می افتد که در زمینه ژن و فرهنگ سازمانی تخصص داشته باشد. این مدیران ارشد، فارغ از هر عنوان سازمانی که داشته باشند، به دنبال پیاده سازی «نسل آینده رهبری سازمانی» هستند. آن کروگ (Anne krog) مدیر منابع انسانی و فرهنگ شرکت چندملیتی تایم اکستندر (TimeXtender) که در زمینه بسترهای اطلاعاتی و تحلیل آماری برای مدیریت و تصمیم گیری فعال است، در این باره توضیح می دهد.

نسل آینده رهبری سازمانی، تعهد به ساختن شرکتی انطباق پذیر و پایدار است. در این مسیر باید از کارکنان حمایت کرد که مهارت های نوآوری، رویه های ترقی خواه کسب وکار، خودآگاهی و هوش احساسی را تقویت کنند. پیشبرد نسل آینده رهبران سازمانی، می تواند به جایی برسد که سازمان هایی با تیم های بی نیاز از مدیریت پدید آیند؛ تیم هایی که خودشان مدیریت خود را بر عهده می گیرند و در مسیر پیش می روند. در ساختار چنین سازمان هایی، افراد در تیم هایی کاملا خودمختار کار می کنند. هر کدام از اعضا، مسوولیتی در رهبری فنی، مدیریت، برنامه ریزی، اجرا و تولید محصول یا خدمت نهایی بر عهده می گیرد. راهنمای آنها، اهداف و میل دستیابی به نتایج است و این کار را بدون نظارت مدیران رده میانی انجام می دهند. در چنین سازمان هایی در حقیقت با توانمندسازی افراد برای خودمدیریتی مواجه هستیم. با نسل آینده رهبری، شرکت ها به دنبال توانمندسازی کارکنان با آزادی، مسوولیت پذیری، تکنیک های خودمدیریتی و مهارت های قابل انتقال زندگی برمی آیند که به آنها در تصمیم گیری های باکیفیت برای خود و سازمانشان کمک می کنند.

اما نسل آینده رهبران سازمانی برای ایجاد چنین مهارت هایی در کارکنان خود، چگونه باید ساختار فیزیکی شرکت را به روزرسانی کنند؟

* رهبری سازمانی. تمایل به خودمختارسازی کارکنان، با داشتن یک رویا و چشم انداز شروع می شود. این کار، با هدف دستیابی به نتایج کلیدی در تمام سطوح سازمان با استفاده از دستاوردهای تیم ها یا حلقه ها و افراد شروع می شود. امروزه، نسل آینده رهبران سازمانی متوجه هستند که کارکنان آنها مهم ترین دارایی شرکت و سازمان ها به شمار می روند که بخش چشمگیری از زندگی خود را در محیط کار به سر می برند. به همین دلیل خواهان سرمایه گذاری و تقویت کارکنان خود هستند. تلاش های اخیر رهبران سازمانی ترقی خواه شامل کمک به کارکنان برای دستیابی به تعادل بالاتری بین زندگی و کار بوده است. اما اکنون آنها می خواهند پا را از این هم فراتر گذاشته و کارکنانی بسازند که خودمختار بوده و به برنامه ریزی و مدیریت کارهای خود بپردازند.

* فرهنگ. کمک به دیگران برای خودمختار شدن، با داشتن کارکنانی شروع می شود که خواهان مسوولیت پذیری فردی و همکاری های گروهی باشند. در حقیقت، حرکت در این مسیر با انتخاب و استخدام کارکنان شروع می شود. باید کارکنانی انتخاب کرد که با این فرهنگ سازمانی انطباق داشته باشند و سیستم ارزشی آن را بپذیرند. حتی پیش از آن نیز می توان اقداماتی انجام داد که افراد متناسب، به راحتی بتوانند از وجود چنین شرکت و سازمان خودمختاری اطلاع یابند. این کار را می توان از طریق یک فرهنگ سازمانی خودمختار انجام داد که در آن، کارکنان به آگاه سازی جامعه از فرهنگ سازمانی (از طریق کانال های ارتباطی) خود اقدام کنند و سپس به انتخاب نیروهای جدید بپردازند.

* کارآموزی. مرحله کارآموزی نیز توانایی کارکنان جدید را می تواند برای آگاهی و هوشیاری از شرایط، بالا ببرد. کارآموزی باید دائمی و داوطلبانه باشد تا باعث تحمیل ایده ها به افراد نشود. آنها باید بتوانند در زمان آمادگی خود، به اطلاعات و ایده ها دست یابند. ما پی برده ایم که افزایش آگاهی محیطی افراد در وقفه های کاری کوتاه روزانه، می تواند آنها را متمرکز، هوشیار و نوآور نگه دارد.

* استخدام. هر استخدام خوب، با بیان واضح و روشن نیازمندی های شغل شروع می شود. پس از آن نیاز است که با ریزبینی در رزومه افراد و پرسش های درست از آنها، انتخاب درست را انجام داد. زمانی که فردی داوطلب به مصاحبه کاری دعوت می شود، باید او را در سناریوهای فرضی کار قرار داد تا از تصمیم گیری ها و واکنش های فرهنگی مناسبش اطمینان یافت. همچنین می توان آنها را یک روز در گروهی کاری قرار داد تا از مهارت های تیمی و همکاری شان هم اطمینان یافت. این موضوع از آنجا اهمیت دارد که برخورداری از تیم های خودمختار، به معنای لزوم خودآگاهی و خودمدیریتی برای رسیدن به نتایج فردی، تیمی و سازمانی است. در این مسیر، لازم است که منافع فردی را کنار گذاشت و نتایج تیمی را ارجح دانست.

* شروع کار. وظایف ما به عنوان نسل آینده رهبران سازمانی با شروع به کار افراد استخدام شده ادامه می یابد. در شرکت ما (تایم اکستندر)، نیروهای جدید با شرکت در دوره آموزش ضمن خدمت، خود را با محیط جدید انطباق می دهند. این دوره براساس کتاب «هفت عادت مردمان موثر» استفان کاوی طراحی شده است. در این دوره، می توانیم چند درس مهم کار و زندگی (مانند عامل بودن، ذهنا از پایان شروع کردن و جست وجوی راه حل های برد-برد) به آنها القا کنیم. ما از همان آغاز، این هفت عادت را به عنوان بستری برای ارتباطات و آموزش شرکت خود به کار می گیریم و در کنار آن، افراد می توانند در آموزش های داوطلبانه افزایش آگاهی هم شرکت کنند. ارتباطات مستمر در کانال های ارتباطی شرکت، باعث تقویت ارزش های سازمانی ما شده و شرایطی فراهم می کند که افراد بتوانند از اشتباهات و تجربیات یکدیگر درس بگیرند. آگاهی کامل کارکنان جدید و قدیمی از شرایط باعث می شود که هفت عادت آنها تقویت شده، بتوانند با تعادل بخشی به کارشان متمرکز و نوآور و هوشیار باقی بمانند و در نهایت تصمیماتی باکیفیت برای خود، تیم و شرکت بگیرند.

* ارزش ها. ما ارزش های شرکت خود را «باورهای محوری» می نامیم. به عنوان مثال، با یک هدف محوری و یک استراتژی واضح به ساده سازی، خودکارسازی و اجرای برنامه ها اقدام می کنیم. از طرفی، به دلیل اهمیت زمان، با انرژی کامل کار می کنیم. این موارد، باورهای محوری تایم اکستندر هستند و بخشی از ژن و فلسفه سازمانی ما به حساب می آیند. ما با الهام گرفتن از نام شرکت خود، صرفه جویی در زمان را همواره مدنظر داریم و برای آن، هر کاری را که بشود، خودکارسازی می کنیم.

ما همین کار را برای شرکا و مشتریان خود هم انجام می دهیم. شعار ما برای آنها، «ارائه دسترسی فوری به داده های شرکت» است؛ موضوعی که برای هر شرکتی لازم است و آنها را قادر به تصمیم گیری های بیشتر و باکیفیت تر می کند. کارکنان ما هر روز با همین هدف محوری، به همکاری با دیگر اعضا می پردازند. این باورهای محوری، به ما در اولویت بندی ها کمک می کنند. زمانی که اهداف و باورهای محوری مشخص باشند، خودمختار کردن تیم ها و شرکت آسان می شود.

* کار تیمی. ما برای بهره مند شدن از هم افزایی و قدرت تیم های خودمختار، یک مدل سازمانی جدید، نوآورانه و چابک ایجاد کرده ایم که افراد در آن می توانند براساس کارها، شغل و پروژه هایشان با هرکدام از کارکنان دیگر به همکاری بپردازند و به اصطلاح ما، حلقه هایی درون سازمانی ایجاد کنند.

این وضعیت باعث افزایش اشتراک گذاری ایده ها (مشابه گرده افشانی) و مشورت گرفتن از دیگران می شود. در حلقه های درون سازمانی ما، اهداف افراد و شرکت مشابه هستند. هر حلقه، یک هدف حرفه ای را دنبال می کند و اعضای آن با گفت وگوهای هدفمند از رشد و پیشرفت خود اطمینان می یابند. زمانی که هر کدام از این حلقه های کاری شکل می گیرند، چند سوال اساسی به هدف دهی و تعیین مسیر آن کمک می کند؛ مانند: «هدف استراتژیک این حلقه چیست؟»، «ارزش ها چیستند؟» و «چگونه باید به هدف خود برسیم؟».

* همکاری. همکاری یکی از ویژگی های مهم تایم اکستندر است. کارکنان ما به طور دائم با مشاوران و مربیان دیدار می کنند تا به گفت وگو درباره یکسان سازی اهداف و مقاصد بپردازند. زمانی که ابتدای هر سال، اهداف و مقاصد فردی آنها با اهداف و استراتژی شرکت یکسان شود، نیازی به مدیریت و نظارت دائمی بر کار آنها نخواهد بود. این ویژگی، کار تعیین مسیر، افزایش هماهنگی، تعهد و ایجاد جریانی دائمی از بازخوردها (چه از مدیران به کارکنان و چه از کارکنان به مدیران) را راحت می کند. علاوه بر آن، به دلیل حضور کارکنان در نقاط مختلفی از جهان، فناوری ها را برای برگزاری جلسات آنلاین به کار گرفته ایم و هر جلسه با یک دقیقه سکوت آغاز می شود تا افراد بتوانند به دلیل تفاوت های شخصی و فرهنگی، تمرکز بیشتری به دست آورند.

* منحصربه فرد بودن. ما سال ها قبل تصمیم گرفتیم که یک بازیگر متمایز در صنعت خود باشیم. ما توانسته ایم سازمانی پیشرفته با کارکنانی توانمند و بی نیاز از مدیر بسازیم که باعث افزایش انطباق پذیری شرکت و مقابله با چالش ها می شود. کارکنان ما از حضور در یک شرکت منحصربه فرد که آزادی و انعطاف پذیری بالایی دارد، لذت می برند. با این حال، آزادی و انعطاف پذیری نیاز به سطح بالایی از آگاهی و مسوولیت پذیری دارد. به همین دلیل، بخشی از زمان های کاری روزانه را به افزایش داوطلبانه مهارت های زندگی و یادگیری اختصاص داده ایم. ما این مطلب را از بسیاری از جویندگان شغل می شنویم که فرهنگ سازمانی ما، آنها را جذب خود کرده است. این اتفاق زمانی می افتد که باورها، اهداف و فرهنگ خود را به طور واضح به گوش جامعه برسانیم تا مناسب ترین افراد جذب ما شوند. همان طور که گفته شد، بخشی از هویت خاص ما، شروع جلسات با یک دقیقه سکوت است. این یک دقیقه، باعث آرام شدن ذهن، افزایش تمرکز و خطور ایده های جدید به ذهن افراد می شود و بسیاری از کسانی که در جلسات ما شرکت کرده اند نظری مثبت به آن داشته اند.

* هدفی بزرگ. ما بخش بزرگی از زندگی خود را در محیط کار می گذرانیم. لازم است که علاوه بر تمام موارد گفته شده، زندگی ثمربخش و شادی داشته باشیم. ما باید مسوولیتی اجتماعی و ارزشمند داشته باشیم و هدفی بزرگ را دنبال کنیم. کارکنان ما همچنین علاقه مند هستند که با پیشرفت در مسیر خود، درآمدهای شرکت را افزایش دهند و به دلیل همراستا شدن اهداف شخصی و سازمانی و همچنین توانمندی ها و مهارت های خود، نیاز خاصی به مدیریت و نظارت ندارند.