مطالعه وضعیت کدگذاری اسناد موجود در معاونت اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران(آرشیو ملی ایران) و ارائه راهکارهایی در جهت بهبود وضعیت کنونی

در پژوهش حاضر، هدف، مشخص کردن وضعیت کدگذاری اسناد موجود در آرشیو ملی ایران و پیشنهاد روش مناسب برای کدگذاری اسناد موجود در آرشیو ملی ایران است.
روش/ رویکرد پژوهش: پژوهش حاضر از نوع روش شناسی ترکیبی است که در آن، از هر دو روش کمی و کیفی به طور همزمان بهره گرفته شده است. در بخش کمی، برای گردآوری داده ها از پرسشنامه محقق ساخته و در بخش کیفی از فن مصاحبه ساختاریافته استفاده شده است. تعداد 17نفر از متخصصان آرشیو در آرشیو ملی ایران با توجه به میزان تجربه، سوابق کاری، و میزان آشنایی ایشان با حوزه تنظیم و توصیف و کدگذاری اسناد آرشیو به عنوان جامعه پژوهش انتخاب شدند. از این میان، تعداد 15 نفر به پرسشنامه پاسخ دادند و همزمان با آن، پرسش های مصاحبه به صورت ساختاریافته در اختیار افراد جامعه قرار گرفت که از بین ایشان 8 نفر به پرسش های مصاحبه پاسخ دادند.
یافته های پژوهش: یافته های بخش کمی پژوهش نشان داد که کمتر از نیمی از کارشناسان، به میزان خیلی زیاد معتقدند که باید نظام کدگذاری کارآمدتری جایگزین نظام کدگذاری فعلی در آرشیو ملی ایران شود و بیشتر از نیمی از پاسخ دهندگان، به میزان زیادی معتقدند که نظام کدگذاری فعلی اسناد آرشیو ملی ایران، شیوه و الگوی مناسبی برای کدگذاری اسناد آرشیو ملی ایران است. یافته های بخش کیفی پژوهش نشان داد شماره های متنوعی برای بازیابی اسناد مورد استفاده قرار می گیرند و نظام کدگذاری کنونی دارای مشکلات زیادی است. بیشتر مصاحبه شوندگان معتقدند که بین عناصر شماره بازیابی، هماهنگی لازم وجود دارد و بهتر است که کدگذاری در سطح تک تک اقلام صورت گیرد.
با توجه به تنوع یافته های پژوهش، در پایان پیشنهاد شد که کدگذاری اسناد نوشتاری(متنی-کاغذی) موجود در آرشیو ملی ایران به ترتیب شامل عناصر رمزکشور، شماره انتقال، شماره منشا، شماره مخزن، شماره ردیف، و شماره فقره باشد.