طراحی فرایند سازماندهی و اطلاع رسانی اسناد با کمک سیستم مدیریت اسناد در آرشیو ملی ایران

پژوهش حاضر با هدف شناسایی فرایندهای جاری آرشیو ملی ایران در حوزه سازماندهی و اطلاع رسانی اسناد، شناخت وضعیت موجود و چالش های آن و طراحی فرایندهای ایده آال این حوزه با توجه به الزامات و قوانین موجود انجام گرفته است. این پژوهش از حیث رویکرد به صورت آمیخته می باشد که در بخش کیفی آن از استراتژی تحلیل محتوا و در بخش کمی آن از استراتژی پیمایش استفاده شده است. اطلاعات در بخش کیفی از طریق ابزار مصاحبه با نخبگان آرشیو ملی جهت شناسایی وضعیت موجود و طراحی فرایندهای ایده آل تهیه و در بخش کمی از پرسشنامه و پرسش از متخصصان در خصوص اینکه آیا فرایندهای طراحی شده ایده آل، وضعیت موجود در این حوزه را پوشش می دهد یا خیر، استفاده شده است. با توجه به پاسخ متخصصان آرشیو مشخص شد که وضعیت ایدیال طراحی شده در حوزه سازماندهی، رقمی سازی و اطلاع رسانی اسناد در صورت راه اندازی سیستم جامع مدیریت اسناد که طبق همین فرایندها طراحی می شود، پوشش دهنده وضعیت موجود می باشد و تفاوت معناداری ندارد؛ لذا ضمن تایید فرایندهای ایده آل طراحی شده، پیاده سازی سامانه یکپارچه مدیریت اسناد در این سازمان، ضرورت بسیار زیادی دارد.