بررسی عوامل موثر بر پذیرش سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت گاز ایران

هدف پژوهش حاضر شناسایی و تجزیه و تحلیل مهم ترین عوامل ممکن موثر بر پذیرش سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت گاز ایران است. این تلاش، فرصتی برای همگام سازی و رویارویی موثر با تحولات آتی فراهم کرده و ادبیات مرتبط با این موضوع را غناء می بخشد. شناخت این عوامل برای طراحی و اتخاذ سیاست های مربوط به استقرار، افزایش استفاده و بهره وری از این سامانه بسیار مهم است.

پژوهش حاضر با استفاده از مرور ادبیات و تحلیل عاملی تاییدی انجام شده است. جامعه پژوهش متشکل از کارکنان شرکت گاز ایران با سابقه کار با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است. به منظور تجزیه و تحلیل داده ها از آزمون t، میانگین، انحراف معیار، شاخص معناداری، مقادیر آلفای کرونباخ و پایایی ترکیبی استفاده شد. در این پژوهش، مدل یکپارچه پذیرش و استفاده از فناوری، با عوامل زمینه (به عنوان مکان، هویت افراد مجاور، میزبان ها و دستگاه های قابل دسترسی و تغییرات آنها در طول زمان) و فراگیری (به عنوان دسترسی کاربران به نرم افزار در همه سطوح اجرایی سازمان) ترکیب شده و مورد بررسی قرار گرفته است. پژوهش حاضر از نظر هدف در حیطه پژوهش های کاربردی و براساس ماهیت و روش، یک پژوهش توصیفی- پیمایشی است. در این پژوهش برای جمع آوری اطلاعات مربوط به پیشینه، از روش های کتابخانه ای و برای جمع آوری داده های میدانی از ابزار پرسشنامه و ارایه آن در بستر اینترنت استفاده شده است.

عوامل زمینه ای و یادگیری به عنوان عوامل پشتیبان، تاثیر بسزایی بر انتظارات عملکرد، تاثیر اجتماعی، انتظار تلاش و شرایط تسهیل کننده دارند و در نتیجه از فرآیند پذیرش سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی حمایت می کنند. همچنین یافته های پژوهش حاکی از نقش مهم رابط کاربری، حمایت مدیران ارشد و توسعه مهارت های کارکنان در پذیرش و بکارگیری این فناوری است.

موسسات عمومی به سیستم های اطلاعاتی نیاز دارند که مدیریت اسناد تولید شده در طی فرآیندهای تجاری را در بستر دیجیتال تسهیل کند. توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات امکان دیجیتالی سازی و انتقال امن اسناد به سیستم عامل های دیجیتال را فراهم کرد که منجر به ظهور سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی شد. برای دستیابی به مزایای سیستم های مبتنی بر فناوری و جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه در مقیاس یک کشور، پذیرش آنها توسط کاربران ضروری است. به همین دلیل شناخت عوامل موثر بر قصد استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ضروری است. براساس یافته های این پژوهش، یکی از عوامل اصلی موفقیت سیستم مدیریت اسناد الکترونیک در شرکت گاز ایران، رابط کاربری مناسب و سهولت استفاده از این سیستم است. توجه به یافته های پژوهش حاضر می تواند به روند استقرار موفق سیستم آرشیو الکترونیک اسناد در سایر سازمان های دولتی ایران کمک کند.