مقایسه ساختار رسمی و غیررسمی در سازمان ها با استفاده از روش تحلیل شبکه اجتماعی

ساختار با توجه به اهداف استراتژیک سازمان و فرایندهای شناسایی و تعریف شده طراحی می شود و مبنای طراحی فعالیت ها و ارتباطات کارکنان قرار می گیرد. فرایندها و فعالیت های سازمان ها و شرکت ها نیز، از طریق نقش ها و سمت های سازمانی ای اجرا می شود که بر اساس ساختار و با توجه به دستیابی به اهداف سازمانی، به کارکنان واگذار می شود. اما سوال مهم این است که ساختار رسمی تا چه اندازه می تواند پاسخ‏گوی نیازهای ارتباطی مردم و اجرای فعالیت های تفویض شده باشد. این در حالی است که در بسیاری از سازمان ها، به موازات ساختار رسمی، ساختاری غیررسمی نیز شکل می گیرد و بسیاری از فعالیت ها، بر اساس روابط شکل گرفته در ساختار غیررسمی انجام می شود؛ زیرا به دلایل مختلف، کارکنان بعضی سازمان ها مجبورند که از طریق ارتباطات غیررسمی و در قالب تیم های کاری موقت، بخشی از فرایندهای سازمانی را انجام دهند. در واقع، وجود ساختار غیررسمی در بسیاری از سازمان ها اجتناب ناپذیر است. حال که از وجود ساختارهای غیررسمی در سازمان ها گریزی نیست، بهتر است سازمان ها با علم به این موضوع و با دیدی روشن، این ساختارها را مدیریت کنند. موضوع اصلی، نظارت بر ساختار غیررسمی و مدیریت صحیح این ساختار و روابط ناشی از آن است. سنجش میزان تشابه و تفاوت ساختارهای رسمی و غیررسمی سازمان، از اهداف این پژوهش است.

ساختار رسمی، از نمودار سازمانی استخراج شده است. ساختار غیررسمی، مبتنی بر ثبت اطلاعات و اطلاعات موجود در منابع و پایگاه های مختلف است. گزارش هایی از رویدادهای ناشی از تعاملات کاری افراد، در فرایند انتخاب تامین کننده از یک شرکت پروژه محور، در یکی از پروژه های ساختمانی پیچیده جمع آوری شد و به کمک روش تحلیل شبکه های اجتماعی، از این داده ها به عنوان یک شبکه غیررسمی استفاده شد. میزان تشابه و تفاوت ساختار رسمی و غیررسمی شرکت، از طریق معیارهای شبکه اجتماعی و شاخص رند سنجیده شد.

بر اساس اطلاعات به دست آمده در فرایند یادشده، کارگروه ها یا جوامع غیررسمی ناشی از تعاملات واقعی افراد شناسایی و تجزیه وتحلیل شد. این جوامع بر اساس ساختار سلسله مراتبی سازمان با اداره ها و واحدهای رسمی مقایسه شدند. با استفاده از شاخص رند، شباهت این دو ساختار 76/0 درصد برآورد شد. این روش می تواند مبنایی برای مقایسه ساختار رسمی و ساختار واقعی شرکت ها باشد. درجه شباهت یا تفاوت ایدیال بین این دو ساختار، بسته به ماهیت، فرهنگ و ماموریت هر شرکت، متفاوت است.

استفاده از این روش و شناسایی و تحلیل علل تفاوت های این دو گروه از ساختارهای ارتباطی، می تواند به سازمان ها کمک کند تا ساختارهای خود را بهبود بخشند، آن ها را چابک تر کنند و برخی کاستی های ساختاری را جبران کنند. با استفاده از این روش تحلیل و مقایسه نتایج در این دو گروه، می توان ساختار سازمانی را بررسی کرد، کارگروه ها و تیم های موثر را تقویت کرد، از ارتباطات موثر حمایت کرد و حتی، از ضعف ارتباطات پیشگیری کرد.