بررسی اثرات سیستم های اتوماسیون اداری بر شاخص های بهره وری سازمان (مطالعه موردی: سازمان مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد)

ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان ها بوده است. با ظهور فناوری های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمان ها به وجود آمد. این مقاله، مبتنی است بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تاثیر سیستم های اتوماسیون اداری بر برخی شاخص های بهره وری سازمانی. به این منظور دانشگاه فردوسی مشهد به عنوان واحد نمونه انتخاب شده، و جامعه آماری، متشکل از حدود 300 کارمند سازمان مرکزی این دانشگاه بودند که با استفاده از روش نمونه گیری تصادفی ساده و نیز روش کوکران، حدود 60 کارمند به عنوان نمونه برگزیده شدند. در ادامه برای بررسی هدف مطالعه، پرسشنامه ای حاوی معیارهای مختلف بهره وری سازمان تهیه شد و پاسخ دهندگان، تاثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند، سپس با استفاده از نظرات اعضای نمونه و نیز با استفاده از روش آنتروپی، هر یک از معیارهای فوق براساس میزان تاثیرپذیری شان از سیستم اتوماسیون اداری اولویت بندی شده اند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد، به اعتقاد اعضای نمونه مطالعه حاضر، سیستم اتوماسیون بیشترین تاثیر را بر شاخص بهره وری توانایی سازمان در به روز نمودن روش های اجرایی و مدیریتی داشته و شاخص بهره وری بهبود دقت و نیز سهولت پیگیری نامه ها کمترین تاثیر را از این نوع سیستم می پذیرد. در پایان با توجه به اولویت های مشخص شده در مطالعه می-توان برنامه ریزی های آتی در زمینه اجرای سیستم اتوماسیون و چگونگی تاثیر آن بر شاخص های بهره وری مطرح شده را به صورت کارا مدیریت نمود. از این رو مسئولین سازمان به منظور بهبود شاخص های بهره وری که در رتبه های پایین تر هستند، باید بر اجرای اقداماتی مقتضی متمرکز گشته و سعی در بهبود این شاخص ها و ارتقای آن ها به سطوح بالاتر نمایند.